Apartman Yönetimi Karar Defteri Nasıl Tutulur?

Apartman yönetimi, kat maliklerinin ortak yaşam alanlarının düzenlenmesi, bakım ve onarım işlerinin koordinasyonu gibi önemli görevleri üstlenir. Bu süreçlerin düzgün işlemesi için apartman yönetimi karar defterinin doğru ve düzenli bir şekilde tutulması büyük önem taşır. Karar defteri, apartman yönetiminin aldığı kararları, yapılan toplantıları ve bu toplantılarda alınan kararların detaylarını içeren resmi bir belgedir. İşte apartman yönetimi karar defterinin nasıl tutulacağına dair detaylı bir rehber:

# 1. Karar Defterinin Temini:
– Karar defteri, noterden temin edilebilen veya güvenilir kırtasiyelerden alınabilecek özel tasarlanmış defterlerdendir. Noter tasdikli olması, defterin yasal bir geçerliliğinin olması açısından önemlidir.

# 2. Defterin Düzeni:
– Defter, sayfa numaraları noter tarafından sıralı ve mühürlenmiş şekilde olmalıdır. Herhangi bir sayfanın koparılmaması, üzerine yazılmaması veya boş bırakılmaması gerekir.
– Kararların yazılması esnasında silinti, kazıntı yapmak yerine yanlış yazılan bir bölüm çizilip yanına düzeltilmiş hali yazılabilir. Her türlü düzeltme ve eklemenin yönetici veya yetkili kişiler tarafından imzalanması önemlidir.

# 3. Kararların Yazımı:
– Toplantı tarih, saat ve yerinin belirtilmesi gereklidir. Toplantıda hazır bulunan kat malikleri veya temsilcileri listelenmeli ve bu kişilerin imzaları alınmalıdır.
– Alınan kararlar, açık, net ve anlaşılır bir dil kullanılarak detaylıca yazılmalıdır. Kararların her kat maliki tarafından anlaşılabilir olması önem taşır.
– Alınan kararlar madde madde ve numaralandırılarak yazılmalıdır.

# 4. Kararların Onayı:
– Toplantı sonunda alınan kararların bir özeti yapılmalı ve bu özet yönetici tarafından katılımcılara okunmalıdır. Katılımcılar kararlar doğrultusunda mutabık kaldıklarını imza atarak onaylamalıdır.

# 5. Saklama ve Erişim:
– Karar defteri, apartmanın resmi belgeleri gibi güvenli ve erişilebilir bir yerde saklanmalıdır. Tüm kat malikleri, ilgili yasal düzenlemelere göre karar defterine erişim hakkına sahiptir.

# 6. Yasal Yükümlülükler:
– Türkiye’de apartman yönetimi ve karar defteri tutma yükümlülüğü, Kat Mülkiyeti Kanunu başta olmak üzere ilgili yerel yönetimlerin düzenlemelerine tabidir. Bu nedenle, yönetici veya yönetim kurulunun yerel yasaları dikkatle incelemesi ve bunlara uygun hareket etmesi gerekmektedir.

# Sonuç:
Apartman yönetimi karar defterinin doğru bir şekilde tutulması, hem yasal bir gereklilik hem de apartman sakinleri arasında şeffaflık ve güvenin sağlanması açısından büyük önem taşır. Bu işlemlerin usulüne uygun yapılması, apartman yönetiminin sorunsuz ve verimli çalışmasını destekler. Eğer yönetim süreçlerinde belirsizlikler veya uygulama konusunda sorunlar yaşanıyorsa, profesyonel bir desteğin alınması faydalı olabilir.