Araç kiralama şartnamesi, araç kiralama süreçlerinin her yönünü düzenleyen ve taraflar arasındaki anlaşmaları detaylı bir şekilde belirten resmi bir dokümandır. İyi hazırlanmış bir şartname, hem araç sahibi hem de kiracı için açık ve anlaşılır olmalıdır. İşte adım adım araç kiralama şartnamesi hazırlama süreci:
1. Tarafların Bilgilerini Belirtme
Şartname, kiraya veren (araç sahibi veya kiralama şirketi) ve kiracı (müşteri) olmak üzere iki ana tarafı içerir. Her iki tarafın tam adı, adresi, iletişim bilgileri ve varsa şirket bilgileri açıkça belirtilmelidir.
2. Araç Bilgileri
Kiralanan aracın markası, modeli, model yılı, plaka numarası, şasi numarası gibi temel bilgileri detaylı bir şekilde listelenmelidir. Bu bilgiler, kiralanan özgün aracın tanımlanması için önemlidir.
3. Kiralama Koşulları
– Kiralama Süresi: Kiralama başlangıç ve bitiş tarihleri açıkça yazılmalıdır.
– Kiralama Bedeli: Günlük, haftalık, aylık veya toplam kiralama bedeli gibi finansal koşullar belirtilmelidir.
– Ödeme Şekli: Ödeme koşulları, peşin mi yoksa taksitli mi olduğu, hangi ödeme yöntemlerinin kabul edildiği belirtilmelidir.
– Depozito: Zarar, hasar veya çalınma durumları için alınacak depozito miktarı bilgisi eklenmelidir.
4. Kullanım Kuralları
Araç kiralama sırasında kiracının uyuması gereken kurallar, aracın hangi amaçlarla kullanılabileceği, hangi bölgelerde kullanılabileceği veya kilometre sınırlaması gibi bilgiler detaylıca listelenmelidir.
5. Hasar ve Arıza Durumları
Araçta meydana gelebilecek hasarların kim tarafından, nasıl karşılanacağı; arızaların nasıl ve kim tarafından giderileceği yazılmalıdır.
6. Sigorta Bilgileri
Araçla ilgili tüm sigorta politikaları, kapsam detayları ve geçerlilik süreleri açıkça belirtilmelidir. Hangi durumların sigorta tarafından kapsandığı ve hangi durumların kapsam dışı olduğu belirtilmelidir.
7. İptal ve Cezai Şartlar
Kiralama sürecinin iptal edilmesi durumunda uygulanacak cezai şartlar ve maliyetler açıklanmalıdır. Örneğin, erken iade durumunda kesilecek ücretler veya iptal sırasında uygulanacak yaptırımlar belirtilmelidir.
8. İmzalar
Şartname, her iki tarafın da anlaşmayı kabul ettiğini ve koşullara uyacağını belirtmek amacıyla imzalanmalıdır. İmza aşaması resmiyet açısından önemlidir ve tarihlerle birlikte yapılmalıdır.
9. Ekler
Yol yardım, bakım hizmetleri gibi ek hizmetler varsa, bu hizmetlere ait detaylar ve koşullar ekler bölümünde açıklanabilir.
Araç kiralama şartnamesi hazırlarken yukarıdaki bilgilerin doğru ve eksiksiz bir şekilde aktarılması, hem hizmet sağlayıcının hem de müşterinin karşılaşabileceği olası sorunları minimize eder. Ayrıca, şartnamenin hukuki geçerliliği açısından bir avukat tarafından incelenmesi faydalı olabilir.