Belediyeye resmi yazı yazmak, kurumsal bir iletişim formu olduğu için belirli bir düzene ve resmiyete uymayı gerektirir. Belediye ile iletişimde bulunulacak konular genellikle talep, şikayet, öneri veya teşekkür gibi çeşitlilik gösterebilir. Bu yazıyı hazırlarken izlenmesi gereken adımlar ve dikkat edilmesi gereken noktalar şöyledir:
1. Yazının Başlığı:
Resmi yazının başında yazının konusunu açıkça belirten bir başlık bulunmalıdır. Bu başlık, yazının içeriğinin ne hakkında olduğunu net bir şekilde ifade etmelidir.
2. Tarih:
Yazının sağ üst köşesine yazının yazıldığı tarih eklenmelidir. Tarih, yazının hangi gün gönderildiğinin resmi kaydı niteliğindedir.
3. Yazıyı Gönderenin Bilgileri:
Yazının en üst kısmında, yazıyı gönderen kişinin adı, soyadı, adresi ve iletişim bilgileri yer almalıdır. Bu bilgiler, belediyenin yazıya karşılık olarak iletişime geçebilmesi için gereklidir.
4. Hitap:
Yazı genellikle ilgili belediye birimine veya belediye başkanına hitaben yazılır. Hitap şekli olarak “Sayın” unvanı kullanılır ve ardından görev unvanı ve/veya kişinin adı yazılır.
5. Giriş Paragrafı:
Giriş paragrafında, yazının amacı kısaca belirtilir. Bu bölümde yazının neden yazıldığı ve hangi konuda olduğu özetlenir.
6. Detay Paragrafları:
İkinci paragraf ve sonrasında, talep, şikayet, öneri veya teşekkür gibi konular detaylandırılır. Bu bölümde konu hakkında gerekli tüm bilgiler verilmeli, eğer varsa belgelerden veya önceki yazışmalardan bahsedilmelidir.
7. Kapanış ve Talep:
Son paragrafta, genelde yazan kişinin beklentisi veya talebi net bir şekilde ifade edilir. Yazan, yazısının dikkate alınmasını ve gerekli işlemlerin yapılmasını talep eder.
8. Teşekkür ve Selam İfadesi:
Yazı, yazan kişinin teşekkür etmesi ve selamı ile sonlanır. Burada genellikle “Saygılarımla” veya “En derin saygılarımla” gibi ifadeler kullanılır.
9. İmza:
Yazının sonunda, yazıyı gönderen kişinin adı, soyadı ve imzası yer alır.
10. Ekler:
Eğer yazıya destekleyici belgeler eklenmişse, yazının sonunda eklerin listesi belirtilmelidir.
Belirtilen bu detaylar dikkate alındığında, belediye gibi resmi bir kuruma profesyonel ve etkili bir şekilde yazışma yapılmış olur. Resmi yazışmanızın etkin ve amacına uygun olması için bu kurallara uyulması önemlidir.