Sayın [Yetkili Kişinin Unvanı],
İlgili: İhale Komisyonu Oluşturulması Hakkında
[Şirket/İdare Adı] tarafından yürütülecek olan [ihale konusu] işi kapsamında, ihale sürecinin şeffaf, adil ve etkin bir şekilde yönetilmesini sağlamak amacıyla bir İhale Komisyonu oluşturulması gerekmektedir. Bu bağlamda, İhale Komisyonunun kurulması ve görevlendirme yapılması hususunda aşağıdaki öneriler sunulmaktadır:
1. Komisyon Yapısı: İhale Komisyonu, [komisyonu oluşturacak kişi sayısı, örneğin 5] kişiden oluşacak ve her bir üye ihale sürecinin farklı yönlerinden sorumlu olacak. Komisyon üyeleri arasında mali işlerden sorumlu bir üye, teknik işlerden sorumlu bir üye ve hukuki işlerden sorumlu bir üye bulunmalıdır.
2. Görev ve Sorumluluklar: Komisyon, ihale dokümanlarının hazırlanmasından, tekliflerin değerlendirilmesine ve sözleşme imzalanmasına kadar olan tüm süreçleri yönetecek. Ayrıca, ihale süreci boyunca ortaya çıkabilecek her türlü sorunun çözümünde yetkili olacak.
3. Üye Seçimi: Komisyon üyeleri, konularında uzman ve deneyimli personeller arasından seçilecek. Üyelerin seçimi, [seçim yapacak kişi veya kurul], tarafından yapılacak ve yönetim kurulu tarafından onaylanacaktır.
4. Çalışma Usulü: Komisyon, ihale süreci boyunca düzenli toplantılar yapacak ve alınan kararlar, karar defterine yazılarak tüm üyeler tarafından imzalanacak. Her toplantının sonunda, alınan kararlar bir tutanakla kayıt altına alınacak ve ilgili tüm birimlere iletilmek üzere bir özet rapor hazırlanacak.
5. Zaman Çizelgesi: İhale komisyonunun oluşturulması ve ilk toplantısının yapılması için önerilen tarih [belirlenen tarih]. Bu tarihe kadar, tüm üye atamalarının tamamlanmış olması planlanmaktadır.
Bu öneriler doğrultusunda harekete geçilmesi ve gerekli onayların alınması hususunda sizden destek ve yönlendirme beklemekteyim. İhale komisyonunun etkin bir şekilde işlerlik kazanması, ihale sürecinin başarısı için kritik öneme sahiptir.
Destek ve işbirliğiniz için teşekkür eder, konuyla ilgili herhangi bir görüş veya öneriniz olması durumunda bana ulaşmanızı rica ederim.
Saygılarımla,
[Adınız Soyadınız]
[Unvanınız]
[Şirket/İdare Adı]
[İletişim Bilgileriniz]