İşe gelmeme, yani devamsızlık, şirketler ve kurumlar için ciddi bir mesele olabilir ve bu durumun resmi olarak kayıt altına alınması gerekir. İşe gelmeme tutanağı, işçinin işe gelmediği günlerin resmi bir belgesi olarak düzenlenir. Bu belge, ileride oluşabilecek anlaşmazlıklarda veya yasal süreçlerde delil olarak kullanılabilir. Aşağıda işe gelmeme tutanağı nasıl doldurulur ile ilgili bazı ipuçları verilmiştir:
1. Başlık
Tutanak başlığı belirgin ve açık olmalıdır. Genellikle “İşe Gelmeme Tutanak Formu” veya “Devamsızlık Tutanak Formu” şeklinde yazılır.
2. Tarih
Tutanak, tutanağın düzenlendiği tarihi içermelidir. Ayrıca, devamsızlığın gerçekleştiği tarih veya tarihler de belirtilmelidir.
3. Çalışan Bilgileri
Çalışanın adı, soyadı, pozisyonu ve çalışan numarası gibi bilgiler tam ve doğru bir şekilde yazılmalıdır.
4. Devamsızlık Bilgileri
Çalışanın hangi günler işe gelmediği, devamsızlık süresinin toplam gün sayısı belirtilmelidir. Eğer mümkünse, devamsızlık nedeninin de çalışan tarafından beyan edildiği bilgisi eklenmelidir.
5. İkinci Tarafın Bilgileri
Tutanak, genellikle bir yönetici veya insan kaynakları yetkilisi tarafından doldurulur. Bu kişinin adı, pozisyonu ve imzası tutanağa eklenmelidir.
6. Ek Açıklamalar
Eğer işveren tarafından uygulanacak herhangi bir işlem veya ceza varsa (örneğin, maaş kesintisi veya disiplin cezası gibi) bu bilgiler de tutanakta yer almalıdır.
7. İmzalar
Tutanak, hem tutanağı hazırlayan yetkili kişi tarafından hem de mümkünse devamsızlık yapan çalışan tarafından imzalanmalıdır. Çalışanın imzası, belgenin kendisine tebliğ edildiğini ve içeriğinden haberdar olduğunu gösterir.
8. Saklama
Tutanak, şirketin veya kurumun insan kaynakları departmanı tarafından saklanmalıdır. Bu belgeler gerektiğinde kolayca erişilebilir olmalıdır.
9. Gizlilik
Bu tür belgeler hassas bilgiler içerebildiğinden dolayı, gizlilik kurallarına uygun şekilde muhafaza edilmelidir.
İşe gelmeme tutanağı düzenlemenin temel amacı, hem çalışanın hem de işverenin haklarını korumak ve iş yerindeki düzeni sağlamaktır. Bu tür tutanaklar, olası hukuki süreçlerde de önemli deliller oluşturabilmektedir. Her şirketin bu tür prosedürleri net ve anlaşılır bir biçimde çalışanlarına iletebilmesi, iş yerindeki genel düzen ve şeffaflık açısından önemlidir.