Kaybolan eşya tutanağı, özellikle iş yerleri, okullar, üniversiteler gibi toplu kullanıma açık yerlerde sıkça karşılaşılan bir durum olan eşya kaybı durumlarında, kaybolan eşyanın detaylarını resmi olarak belgelemek için kullanılan bir dokümandır. Amaç, hem eşyanın kaybolduğunu resmi olarak tespit etmek hem de ileride bu eşya bulunduğunda veya bir sorun yaşandığında referans olacak bir kayıt sunmaktır. İşte adım adım kaybolan eşya tutanağı hazırlama süreci:

1. Başlık Koymak
Tutanak başlığı açık ve anlaşılır olmalıdır. “Kaybolan Eşya Tutanak Raporu” gibi bir başlık kullanılabilir.

2. Tarihi ve Yeri Belirtmek
Tutanak, eşyanın kaybolduğu tarih ve yer ile birlikte tutanağın hazırlandığı tarihi de içermelidir. Burada detaylı adres ve oda numarası gibi bilgiler verilmelidir.

3. Eşyanın Sahibinin Bilgileri
Eşyanın sahibinin tam adı, iletişim bilgileri ve varsa kurum içindeki pozisyonu gibi bilgiler eklenmelidir.

4. Eşyanın Tanımı
Kaybolan eşyanın detaylı bir açıklaması yapılmalıdır. Bu tanım; eşyanın türü, markası, modeli, renk gibi fiziksel özellikleri ve varsa seri numarası gibi özgül tanımlayıcıları içermelidir.

5. Olayın Tanımı
Eşyanın nasıl kaybolduğuna dair olabilecek en detaylı açıklama yapılmalıdır. Bu bölümde eşyanın son görüldüğü zaman, kimlerle birlikte olduğu ve olayın fark edildiği zaman gibi bilgiler bulunmalıdır.

6. Şahitler
Eğer olayın şahitleri varsa, bu şahitlerin isimleri, iletişim bilgileri ve şahitlikleriyle ilgili kısa ifadeleri tutanağa eklenmelidir.

7. İmzalar
Tutanak, eşyanın sahibi tarafından ve tutanağı hazırlayan kişi tarafından imzalanmalıdır. Eğer şahitler varsa, onların da imzaları alınmalıdır.

8. Toparlama
Raporun sonunda, eşyanın bulunması veya durumla ilgili gelişmelerin kimlere ve nasıl bildirileceği gibi prosedürler açıklanmalıdır.

9. Ekler
Raporun sonuna, konuyla ilgili varsa fotoğraf, video gibi ek kanıtlar veya ilgili diğer belgeler eklenmelidir.

Örnek Tutanak Formu İçeriği:

“`
Başlık: Kaybolan Eşya Tutanak Raporu

Tarih: [Tutanak Tarihi]
Yer: [Kaybolma Lokasyonu]

Eşya Sahibinin Bilgileri:
Ad Soyad: [Adı Soyadı]
İletişim: [Telefon Numarası]
Pozisyon: [Pozisyonu (varsa)]

Eşyanın Tanımı:
Cins: [Eşya Türü]
Marka/Model: [Marka ve Model]
Diğer Özellikler: [Renk, Boyut, Seri No vb.]

Olayın Tanımı:
Son görüldüğü zaman: [Son Görülme Zamanı]
Son görüldüğü yer: [Son Görülme Mekanı]
Fark ediliş şekli: [Fark Ediliş Detayı]

Şahitler:
1. Şahit Adı Soyadı: [Şahit Adı Soyadı]
İletişim: [Şahit İletişim Bilgisi]
İfade: [Şahidin İfadesi]

İmzalar:
Eşya Sahibi: [İmza]
Tutanak Hazırlayan: [İmza]
Şahit(ler): [İmzalar]

Ekler: [Var ise ekler listesi]
“`

Bu tutanak örneği, kaybolan eşyayı belgelemek ve ileride oluşabilecek herhangi bir anlaşmazlık durumunda referans materyali olarak kullanmak amacıyla hazırlanmıştır. Her kurum veya durum için gerekli detaylar eklenebilir veya çıkarılabilir.