Tutanaklar, toplantılar, görüşmeler, denetimler veya çeşitli resmi olaylar esnasında yaşananların, alınan kararların ya da yapılan gözlemlerin resmi bir dille kayıt altına alındığı belgelerdir. Genellikle kurumlar, şirketler ya da hukuki süreçlerde büyük önem taşıyan bu belgeler, ilerleyen zamanlarda olası ihtiyaçlarda ya da anlaşmazlıklarda referans olarak kullanılır. Etkili bir tutanak, olayın veya toplantının önemli noktalarını açık ve anlaşılır bir şekilde özetlemelidir. Şimdi, genel bir iş toplantısında alınan kararlar ve yapılan görüşmeler üzerine kurgulanmış örnek bir tutanak yazısına göz atalım.
—
Örnek Tutanak Yazısı
Tarih: 03/12/2023
Saat: 14:00 – 16:30
Yer: Akar Yapı Konferans Salonu
Katılanlar: Mehmet Akar (CEO), Elif Turan (CFO), Burak Yılmaz (CTO)
Gündem:
1. 2024 Yılı Bütçe Planlaması
2. Yeni İş Alım Stratejileri
3. Departman Başarı Değerlendirmeleri
Toplantı Başlama Saati: 14:00
Toplantının Açılışı ve Yönetimi:
Toplantı, CEO Mehmet Akar tarafından saat 14:00’te açıldı. Açılış konuşmasının ardından gündem maddelerine geçildi.
1. Madde: 2024 Yılı Bütçe Planlaması
CFO Elif Turan, 2024 yılı için hazırlanan bütçe taslağını sundu. Detaylı bütçe planı katılımcılara dağıtıldı ve üzerinde tartışıldı. Özellikle pazarlama ve AR-GE departmanlarının bütçelerinde artışa gidilmesi oy birliğiyle kabul edildi.
Karar: 2024 yılı bütçesi, yapılan düzenlemelerle onaylandı.
2. Madde: Yeni İş Alım Stratejileri
CTO Burak Yılmaz, teknoloji ve yazılım geliştirme kapasitemizi artıracak yeni iş alım stratejileri hakkında bir sunum yaptı. Global pazarda rekabet edebilme stratejileri üzerinde duruldu.
Karar: Yeni pazarlara açılma ve stratejik ortaklıklar kurma kararı alındı.
3. Madde: Departman Başarı Değerlendirmeleri
Her departman başkanı, kendi departmanlarının çeyrek dönem performans raporunu sundu. En yüksek performans gösteren departman olarak satış departmanı seçildi.
Karar: Satış departmanına teşvik bonusu verilmesi kararlaştırıldı.
Toplantı Bitiş Saati: 16:30
Toplantı Sonu ve Kapanış:
Toplantının sonunda, alınan kararların uygulamaya alınması için gerekli düzenlemelerin yapılması kararlaştırıldı. CEO Mehmet Akar, katılan herkese teşekkür ederek toplantıyı kapattı.
—
Bu tutanak, toplantı katılımcılarına ve ilgili tüm taraflara dağıtılmak üzere kayıt altına alınmış olup, resmi bir belge niteliğindedir.