Personel uyarı yazıları, işyerinde kuralların veya standartların ihlal edilmesi durumunda, söz konusu personeli resmi bir şekilde uyarmak için kullanılan yazılı bir iletişim şeklidir. Bu yazılar, genellikle iş sözleşmesi, şirket politikaları veya yasal gereklilikler çerçevesinde belirlenen kuralların ihlali halinde kullanılır. İyi hazırlanmış bir uyarı yazısı, söz konusu davranışın açıkça tanımlanmasını, bu davranışın şirket politikalarına veya iş sözleşmesine nasıl aykırı olduğunun belirtilmesini ve personelden beklenen düzeltilmiş davranışı içermelidir. Ayrıca bu yazılar, olası sonuçları ve izlenecek adımları da net bir şekilde sıralar.
Personel Uyarı Yazısı Örneği
—
Tarih: 4 Kasım 2023
Personel Adı: Ahmet Yıldız
Pozisyonu: Satış Danışmanı
Departman: Satış
Yönetici Adı: Mehmet Akın
Sayın Ahmet Yıldız,
Bu yazı, şirketimiz politikalarının ve çalışma kurallarının gerektirdiği profesyonel davranış standartlarını ihlal ettiğiniz için size resmi bir uyarı olarak yazılmıştır.
İhlal Edilen Politika: Müşteriye saygılı iletişim
Olayın Tarihi ve Açıklaması:
3 Kasım 2023 tarihinde, saat 14:00 civarlarında, müşterilerimizden Leyla Hanım ile gerçekleştirdiğiniz telefon görüşmesi sırasında, müşteriye gereken saygıyı göstermeden konuşmanız ve yüksek sesle agresif ifadeler kullanmanız tespit edilmiştir. Bu davranışınız, hem müşterimizin şikayetine konu olmuş hem de şirketimizin müşteri hizmetleri standartlarına aykırıdır.
Beklenen Davranış Standartı ve Düzeltme Talebi:
Şirket olarak müşterilere her zaman saygılı ve anlayışlı olmaları gerektiğini vurgulamaktayız. Bu durumun tekrar etmemesi için, müşteri ile iletişim kurarken şirketimizin belirlediği saygılı iletişim kurallarına uymanızı ve kişisel duygularınızı profesyonel bir şekilde yönetmenizi rica ediyoruz.
Sonuçları ve Uyarı:
Eğer benzer bir durum tekrar yaşanırsa, iş sözleşmenizin şartları çerçevesinde disiplin prosedürleri uygulanacaktır ki bu, işten çıkarma da dahil olmak üzere ciddi sonuçlar doğurabilir.
Bu uyarının iş performansınızdaki olumlu değişiklikleri teşvik etmek amacıyla yapıldığını belirtmek isterim. Konu hakkında herhangi bir sorunuz olduğunda veya destek almak istediğinizde bana veya insan kaynakları departmanımıza ulaşabilirsiniz.
Saygılarımla,
Mehmet Akın
Satış Departmanı Yöneticisi
[Şirket İsmi]
[Şirket İletişim Bilgileri]
—
Bu, işyerinde uyulması gereken kuralların ihlal edildiğinde nasıl bir yol izlenebileceği hakkında iyi bir örnek teşkil eder.