Şikayet tutanağı, bir kişi veya kurum hakkında yaşanan olumsuz bir durum veya uygunsuz davranışın resmi olarak kayıt altına alındığı yazılı bir belgedir. Bu belge genellikle resmi kurumlar, şirketler veya hukuki süreçlerde kullanılır. Şikayet tutanağının doğru ve etkili bir şekilde yazılması, şikayetin ciddiye alınması ve gereken işlemlerin yapılabilmesi açısından önemlidir. İşte şikayet tutanağı yazarken dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar:
1. Bilgilerin Eksiksiz Olması
– Şikayet Edenin Bilgileri: Ad, soyad, adres, telefon numarası ve e-posta adresi gibi kişisel bilgilerin tam olarak yazılması gerekir.
– Şikayet Edilenin Bilgileri: Şikayet edilen kişi veya kurumun adı, adresi, şikayet konusuyla ilişkili diğer iletişim bilgileri verilmelidir.
2. Olayın Ayrıntılı Tanımı
– Tarih ve Saat: Şikayet edilen olayın gerçekleştiği tarih ve saat detayları mutlaka belirtilmelidir.
– Olayın Konumu: Olayın gerçekleştiği yer detaylı bir şekilde açıklanmalıdır.
– Olayın Açıklaması: Yaşanan olay detaylı ve açık bir şekilde, objektif bir dil kullanılarak anlatılmalıdır. Duygu ve yorumlardan kaçınılmalı, olayın nasıl gerçekleştiği somut faktörlerle ifade edilmelidir.
3. Deliller ve Görgü Tanıkları
– Deliller: Mümkünse, olayı destekleyen fotoğraflar, videolar, belgeler ve benzeri deliller eklenmelidir.
– Tanıklar: Olaya tanık olan kişiler varsa, bu kişilerin isimleri ve ulaşılabilir bilgileri verilmelidir.
4. Talep Edilen Çözüm
– Talepler: Şikayetçi tarafından bir çözüm bekleniyorsa, bu çözüm ne şekilde olmalı açıkça belirtilmelidir. Örneğin, hizmetin yeniden sağlanması, maddi zararın karşılanması veya özür dilenmesi gibi.
5. Formaliteler
– Resmi Dil: Şikayet tutanağı resmi bir belge olduğu için dilin resmi ve kurallara uygun olması önemlidir.
– İmza: Tutanak, şikayetçi tarafından imzalanmalıdır.
– Tarih: Tutanak yazıldığı günün tarihi ile belirtilmelidir.
6. Gönderim
– İlgili Bölüme Gönderim: Tutanak, şikayetin ilgili olduğu departman veya kişiye gönderilmelidir. E-posta, posta ya da elden teslim yollarından uygun olanı tercih edilebilir.
Şikayet tutanağı, şikayetin resmiyet kazanmasını ve ilerleyen süreçlerde kayıt altında kalmasını sağlar. Bu nedenle, yazarken dikkat ve özen göstermek gerekmektedir. Bu belge sayesinde, yaşanan sorunların objektif bir biçimde incelenmesi ve gereken aksiyonların alınması süreci kolaylaşır.