Herhangi bir şirkette yaşanan ekipman kayıpları, işleyişin aksamaması ve malvarlığının doğru bir şekilde yönetilmesi açısından dikkate alınması gereken önemli bir meseledir. Bu tür durumlarla karşılaşıldığında, yaşanan kayıpları resmiyet kazandıracak ve ileride herhangi bir soru işaretini ortadan kaldıracak bir tutanak yazılması gerekmektedir. İşte bir ekipman kaybı için tutanak yazma süreci ve örnek bir tutanak metni aşağıda yer almaktadır.
Ekipman Kaybı Tutanağı Nasıl Yazılır?
# 1. Başlık
Tutanak, ilgili olduğu konuyu açıkça belirten bir başlıkla başlamalıdır. Örneğin, “Ekipman Kaybı Tutanak Formu”.
# 2. Tarih
Tutanak yazıldığı tarihle başlamalıdır. Bu, olayın ne zaman kaydedildiğini belgelemek için önemlidir.
# 3. Kimlik Bilgileri
Tutanakta, tutanağı hazırlayan kişinin adı, unvanı ve imzası yer almalıdır. Ayrıca tanıklar veya ilgili diğer personeller de belirtilebilir.
# 4. Olayın Detayları
Olayın ne olduğu, nasıl meydana geldiği ve fark edildiği zaman dilimi detaylı bir şekilde anlatılmalıdır. Hangi ekipmanın kaybolduğu, modeli, seri numarası gibi detaylar da verilmelidir.
# 5. Sonuç ve Önlemler
Kaybın ardından alınan önlemler, yapılan incelemeler ve olası sonuçlar bu bölümde açıklanmalıdır. Kaybın maliyeti ve ileriye yönelik alınacak önlemler belirtilmelidir.
# 6. Ekler
Tutanağa, varsa ilgili fotoğraflar, faturalar veya başka belgeler eklenmelidir.
Örnek Ekipman Kaybı Tutanağı
Başlık: Ekipman Kaybı Tutanak Formu
Tarih: 03/12/2023
Hazırlayan:
Adı Soyadı: Ali Veli
Unvan: IT Destek Sorumlusu
İmza: Ali Veli
Olayın Detayları:
3 Aralık 2023 tarihinde, şirketimizin bilgi işlem bölümünde kullanılmakta olan HP Marka, Model: HP15-RA011NT, Seri No: 5CD8213DYZ olan laptop, sabah saat 09:00 sıralarında masa üzerindeyken, öğle arasında kontrol edildiğinde bulunamamıştır. Son olarak kullanıcısı olan Mehmet Yılmaz tarafından kullanılmaktaydı.
Sonuç ve Önlemler:
Durum, güvenlik departmanına bildirilmiştir. Güvenlik kameraları incelenmiş, ancak çalınma anına dair kesin bir görüntü elde edilememiştir. Yapılan ilk incelemede herhangi bir zorlama ve hırsızlık izine rastlanmamıştır. Bu tür ekipman kayıplarının önüne geçmek için, ek güvenlik kameraları ve kişiye özel ekipman takip sistemleri üzerinde çalışılacaktır.
Ekler:
1. Ekipman Fotoğrafları
2. Kamera Kayıtları
3. Son Kullanıcı Sözleşmesi Kopyası
—
Bu tür belgeler, hem yasal gereklilikleri yerine getirmek hem de ileriki dönemlerde benzer sorunların önüne geçmek için önemlidir. Tutanakların doğru ve ayrıntılı bir şekilde tutulması, olası hukuki işlemlere de hazırlıklı olmak anlamına gelir.