Yazılı ikaz yazısı, iş yerlerinde çalışanların performansı, davranışları veya iş kurallarına uymadıkları durumlarda resmi bir uyarı olarak kullanılan bir belgedir. Genellikle insan kaynakları veya doğrudan yöneticiler tarafından hazırlanır. İkaz yazısı, sorunun ciddiyetini ve beklenen düzeltilmesi gereken davranışları belirtmek için detayları açık ve anlaşılır bir şekilde ifade etmelidir. Ayrıca, çalışanın hangi kuralları ihlal ettiğini ve bu ihlallerin iş yerine olan etkilerini de açıkça sıralar. Bu tür yazılar, bir sonraki adımda alınabilecek olası işlem veya yaptırımları da içerebilir. Yazılı ikazlar genellikle işyeri disiplin sürecinin resmi bir parçası olarak kayıt altına alınır.
—
Yazılı İkaz Yazısı Örneği
Çalışanın Adı: Ahmet Kaya
Pozisyonu: Müşteri Hizmetleri Temsilcisi
Tarih: 20 Aralık 2023
Yazan: Aylin Güneş – Müşteri Hizmetleri Departmanı Yöneticisi
Sayın Ahmet Kaya,
Bu yazı, 15 Aralık 2023 tarihinde şirketimizin müşteri hizmetleri politikalarına aykırı davranışlarınız ve bu davranışların müşterilerimiz üzerinde yarattığı olumsuz etkiler sebebiyle size yazılmış bir ikaz yazısıdır. Belirtmek isteriz ki, bu yazışma resmi bir uyarı niteliğindedir ve personele disiplin yönetmeliği uyarınca hazırlanmıştır.
Olay günü, müşterilerimizden biri ile yapmış olduğunuz telefon görüşmesinde uygun olmayan bir dil kullandığınız ve müşteri şikayetlerine gerekli özeni göstermediğiniz gözlemlenmiştir. Bu tür bir davranış, kurumumuzun çalışma ilkeleri ve değerleriyle bağdaşmamaktadır.
İş bu yazı ile size, müşteri ile iletişim kurarken daima saygılı, anlayışlı ve profesyonel olmanız gerektiğini hatırlatırız. Ayrıca, şirket içi eğitime tekrar katılmanız ve müşteri iletişim teknikleriniz üzerinde çalışmanız gerekmektedir. Müşteri hizmetleri departmanı olarak 25 Aralık 2023 tarihinde düzenlenecek olan ilişkiler yönetimi seminerine katılmanız beklenmektedir.
Bu tür davranışların tekrarlanması durumunda iş akdinizin gözden geçirilebileceğini ve daha ciddi yaptırımlar uygulanabileceğini hatırlatır, kurallara uygun davranmanız konusunda gereken hassasiyeti göstermenizi rica ederiz.
Saygılarımla,
Aylin Güneş
Müşteri Hizmetleri Departmanı Yöneticisi