Yolluk dilekçesi, genellikle resmi kurumlar veya özel sektör çalışanları tarafından, görevli olarak başka bir yere gitmeleri gerektiğinde, bu seyahatle ilgili masrafların karşılanması amacıyla yazılır. Bir yolluk dilekçesinde belirtilmesi gereken bazı temel bilgiler şunlardır:
1. Başlık: Dilekçenin başında genellikle “Yolluk Talep Dilekçesi” gibi bir başlık kullanılır.
2. Tarih: Dilekçenin sağ üst köşesine yazıldığı tarih yazılır.
3. Hitap: Dilekçe, genellikle ilgili yönetici veya kurum yetkilisine hitaben yazılır. Örneğin, “Sayın Genel Müdürüm” veya “İnsan Kaynakları Departmanı’na” gibi ifadelerle başlanabilir.
4. Kişisel Bilgiler: Talepte bulunan kişinin adı, soyadı, unvanı ve çalıştığı departman gibi kişisel bilgiler dilekçede yer almalıdır.
5. Seyahat Detayları: Seyahatin nedeni, tarihi, gideceği yer gibi bilgiler açık bir şekilde belirtilmelidir. Bu bilgiler, talebin gerekçesini netleştirir.
6. Maliyetler ve Talep Edilen Ödemeler: Seyahatle ilgili tahmini masraflar (ulaşım, konaklama, günlük harcırah gibi) dilekçede detaylı olarak sıralanır. Burada yapılan harcamalar için fiş veya fatura gibi belgelerin de daha sonra sunulacağı belirtilebilir.
7. Yazışma Dili: Dilekçenin dili resmi ve saygılı olmalıdır. Türkçe’nin dil bilgisi ve imla kurallarına dikkat edilmelidir.
8. Sonuç ve İmza: Dilekçe, talebin kabul edilmesi yönünde bir cümle ile sonlandırılmalıdır. Örneğin, “Yukarıda belirttiğim sebepler doğrultusunda gerekli yolluk ödemesinin yapılmasını arz ederim.” gibi bir ifade kullanılabilir. Son olarak dilekçeyi yazan kişinin adı, soyadı ve imzası eklenir.
Örnek Yolluk Talep Dilekçesi
“`
YOLLUK TALEP DİLEKÇESİ
Tarih: [Tarih]
[Şirket Adı/Departman İsmi/Yetkili Kişi Adı]
[Adres]
[Şehir, Posta Kodu]
Sayın [Yetkili Kişi Unvan ve Adı],
Ben, [Adınız Soyadınız], [Pozisyonunuz] olarak görev yapmakta olup, [Seyahat Tarihi] tarihleri arasında [Görev Yeri]’de gerçekleştirilecek olan [Görevin Amacı/Seminari/Konferans vb.] kapsamında görevlendirilmiş bulunmaktayım.
Seyahatim nedeniyle aşağıdaki masrafların karşılanması için yolluk ödemesi talep etmekteyim:
– Ulaşım: [Tutar]
– Konaklama: [Tutar]
– Günlük Harcırah: [Tutar]
– Diğer: [Tutar]
Toplam talep edilen tutar: [Toplam Tutar]
Bu süreçte tarafıma yapılacak ödemelerin onaylanmasını ve ilgili masrafların şirket politikaları dahilinde tarafıma iade edilmesini arz ederim.
Saygılarımla,
[Adınız Soyadınız]
[İmzanız]
[Pozisyonunuz]
[İletişim Bilgileriniz]
“`
Bu örnek ve açıklamalar, yolluk talep dilekçesi yazarken dikkat edilmesi gereken noktaları ortaya koyar ve böyle bir dilekçenin nasıl hazırlanacağına dair genel bir rehber sunar. Temel prensip, gerekli bilgilerin net, eksiksiz ve resmi bir dille aktarılmasıdır.