Toplantı karar tutanakları, bir toplantıda ele alınan konuların, alınan kararların ve yapılması planlanan eylemlerin resmi kaydını tutmak için kullanılan önemli belgelerdir. Bu tutanaklar, ileride referans olarak kullanılabilecek şekilde net ve eksiksiz olmalıdır. İşte bir toplantı karar tutanağı hazırlarken izlenecek adımlar ve bir örnek:
Toplantı Karar Tutanaklarını Hazırlama Adımları:
1. Toplantının Temel Bilgilerini Yazın:
– Toplantının tarihi ve saati
– Toplantının yapıldığı yer
– Toplantıya başkanlık eden kişi
– Toplantıya katılanların listesi
– Toplantının amacı veya gündemi
2. Gündem Maddelerini Sıralayın:
– Gündemde yer alan her bir maddeyi sırayla yazın.
– Her bir gündem maddesi hakkında yapılan tartışmaları, verilen önerileri ve yapılan yorumları özetleyin.
3. Alınan Kararları ve Atanan Görevleri Kaydedin:
– Her bir gündem maddesi için alınan kararları net bir şekilde belirtin.
– Görevler ve sorumluluklar belirlenmişse, bu görevleri kimlerin üstlendiğini açıkça yazın.
4. Eylem Planını Belirleyin:
– Yapılacak işler, gerçekleştirilmesi gereken eylemler ve bu işler için belirlenen zaman çizelgesini listeleme.
– Her eylem için sorumlu kişi veya kişileri ve eylemin tamamlanması gereken tarihleri belirtin.
5. Toplantıyı Kapatma:
– Toplantının bitiş saati ve varsa sonraki toplantının planlanan tarihi, saati, ve yeri.
6. Tutanakları Onaylatma:
– Tutanaklar, toplantı başkanı tarafından ve mümkünse katılımcılar tarafından onaylanmalıdır.
– Onaylanan tutanaklar arşivlenecek şekilde saklanmalıdır.
Tutanak Örneği:
—
Toplantı Karar Tutanakları:
Tarih: 14 Aralık 2023
Saat: 15:00-16:30
Yer: Şirket Toplantı Salonu
Başkan: Ahmet Yılmaz
Katılımcılar: Ayşe Demir, Mehmet Öz, Elif Kaya, Murat Can
Toplantı Amacı: Yeni Pazarlama Stratejilerinin Belirlenmesi
Gündem Maddeleri:
1. Sosyal Medya Kampanyaları:
– Tartışma: 2024 yılı için yeni kampanya önerileri sunuldu ve tartışıldı.
– Karar: Instagram ve Twitter üzerinde aylık temalı kampanyalar yapılmasına karar verildi.
– Eylem Planı: Ayşe Demir, Ocak ayı kampanyasını 5 Ocak’a kadar hazırlayacak.
2. Bütçe Planlaması:
– Tartışma: Yıllık reklam bütçesi üzerinde görüşüldü.
– Karar: Bütçenin %20’sinin dijital reklama ayrılmasına karar verildi.
– Eylem Planı: Mehmet Öz, detaylı bütçe planını 20 Aralık’a kadar finans departmanına sunacak.
Toplantı Sonu:
– Bitiş Saati: 16:30
– Sonraki Toplantı: 20 Ocak 2024, 14:00, Şirket Toplantı Salonu
Onay:
Toplantı Başkanı: Ahmet Yılmaz
_(imza)_
—
Bu format, toplantı karar tutanaklarının nasıl düzenlenebileceğine dair bir rehber sunmaktadır. Her kurumun veya grubun kendi ihtiyaçlarına ve standartlarına uygun olarak bu formatı düzenlemesi gerekebilir.