Memura dikkat çekme yazısı, resmi kurumlar ve kamu hizmeti yürüten idarelerde personelin uygunsuz veya kurallara aykırı davranışlarına, performans eksikliklerine veya görevlerindeki hatalı uygulamalarına istinaden yazılan resmi bir evraktır. Bu yazılar, hem memura yapılan yanlışın farkında olması için bir fırsat tanır hem de benzer hataların tekrarının önlenmesine yardımcı olur. İyi hazırlanmış bir dikkat çekme yazısı, objektif bir dil kullanarak, olayı net bir şekilde ifade eder ve memurun ileriye yönelik davranış düzeltmesine zemin hazırlar.
Aşağıda memura dikkat çekme yazısı örneğini inceleyebilirsiniz:
—
[Kurumun Adı]
[Kurumun Adresi]
[Tarih]
Sayı: [Belge Numarası]
Konu: Dikkat Çekme
[Memurun Adı ve Soyadı]
[Memurun Görev Yaptığı Bölüm ve Ünvanı]
Değerli [Memurun Soyadı],
Göreviniz gereği [tarih] tarihinde [görevinizi yerine getirme şekli/olay hakkında bilgi] konusunda öngörülen kurumsal standartlar ve idari prosedürlere uygun hareket etmemeniz sebebiyle bu yazıyı yazma gereği duyulmuştur.
Bahsi geçen tarihte, [memurun yaptığı eylem/hata] işleminiz, kurumumuzun işleyişi ve hizmet kalitesi açısından olumsuz sonuçlar doğurmuştur. Bu tür davranışlar kurum içindeki düzeni ve disiplini doğrudan etkilemekte olup, benzeri bir durumun tekrar yaşanmaması adına sizden gerekli özen ve dikkati göstermenizi rica ediyoruz.
Bu yazının amacı, yapılan hatalardan ders alınması ve gerektiğinde destek alarak görevlerinizi daha dikkatli ve kurallara uygun şekilde yerine getirmeniz içindir. Lütfen konuya gereken önemi veriniz ve konu hakkında [en kısa sürede/iki iş günü içinde] bana [şahsen/yazılı olarak/e-posta yoluyla] geri dönüş yapınız.
Gösterdiğiniz anlayış ve işbirliği için teşekkür eder, işlerinizde başarılar dilerim.
Saygılarımla,
[Hazırlayanın Adı ve Soyadı]
[Hazırlayanın Ünvanı]
[Kurumun Adı]
—
Bu tür yazışmalarda, memurun moralini bozmamak ve motivasyonunu düşürmemek için yapıcı bir dil kullanmak oldukça önemlidir. Her zaman sonucun kurum ve personel için en yararlı olacak şekilde, ortak anlayış ve gelişim odaklı olmasına özen gösterilmelidir.