Kurumlar ve yöneticiler, çeşitli sebeplerden dolayı memurlardan savunma isteyebilirler. Bu, memurun işleyişine dair belirsizliklerin aydınlatılması, suistimal veya ihlal iddialarının araştırılması için gerekebilir. Memurdan savunma isteme yazısı, resmi bir evrak olarak memura yöneltilen iddia veya sorun hakkında açıklama yapması talep edilir. Bu yazının usulüne uygun ve açık bir şekilde hazırlanması, sürecin adil yürütülmesi için önemlidir. Aşağıda, bu tür bir yazının nasıl oluşturulabileceği ile ilgili örnek bir metin yer almakta.
—
Kurum Adı:
[… Devlet Dairesi, Belediye, Bakanlık vb. …]Tarih: [… tarih …]
Konu: Savunma İstemi
Sayı: [… sayı/sıra no …]
Memurun Adı Soyadı:
[… adı soyadı …]Görev Yeri:
[… ünvanı, çalıştığı bölüm/birim …]Sayın [… Memurun adı soyadı …];
İdari birimlerimiz tarafından yapılan düzenli denetimler ve gözlemler çerçevesinde, sizin [… tarih …] tarihinde [… olay/sorunla ilgili kısa açıklama …] gerçekleştiği tespit edilmiştir. Bu durum, [… kanun/madde …] hükümleri çerçevesinde incelenmiş ve idari soruşturma başlatılması kararlaştırılmıştır.
Bu bağlamda, anılan olay/sorunla ilgili olarak kurumumuza veya görevinize zarar verici bir durum olup olmadığını belirlemek ve olayın detaylarını tam olarak anlamak adına sizden yazılı bir savunma yapmanız talep edilmektedir. Savunmanızı, bu yazının size tebliğ edildiği tarihten itibaren en geç [… gün sayısı …] gün içinde yazılı olarak [Kurum adresi] adresine veya [elektronik posta adresi] mail adresine göndermeniz gerekmektedir.
Savunmanızda, olayın tarih, saat, yer ve koşullarını göz önünde bulundurarak, ilgili durumu en doğru ve ayrıntılı şekilde açıklamanız önem taşımaktadır. Eğer ek belge, doküman veya deliliniz varsa, bunları da savunmanızla birlikte iletebilirsiniz.
Bu süreç içerisinde savunma hakkınızın tam anlamıyla kullanılabilmesi için gereken her türlü bilgi ve belgeye erişiminiz sağlanacaktır. Kurum olarak, adil bir değerlendirme yapmayı hedeflemekteyiz ve bu yüzden tüm bilgilerin detaylı ve açık bir şekilde tarafımıza ulaştırılmasını rica ederiz.
Yanıtınızı bekler, işlemlerinizi hızlı ve eksiksiz bir şekilde yerine getirmenizi dileriz.
Saygılarımızla,
[… Yazıyı imzalayan yetkili kişinin adı soyadı …]
[… Unvanı …]
[… İletişim bilgileri …]
[… Kurum mührü/kaşesi …]